Hornitzaileen fakturak posta elektronikotik Odoora n8n bidez

n8n erabilera-kasua · Administrazioa eta finantzak

Nola automatizatu hornitzaileen fakturen sarrera n8n-rekin: posta elektronikoz PDF formatuan iristen diren fakturak adimen artifizialarekin irakurtzen dira, bikoizketen eta erosketa-eskaeren aurka egiaztatzen dira, eta Odoon zirriborro gisa gelditzen dira, proposatutako kontu kontablearekin. Kontabilitateak datuak eskuz idazteari uzten dio eta ohikotik kanpo geratzen dena soilik berrikusten du.

Informazioa 2026ko azaroaren 7an berrikusia. Erabilera-kasu hau Binovo FutureAI-k ezarri du n8n-rekin, Certified n8n Expert Partner.

Arazoa

Enpresa gehienetan, administrazio-sailak hilero hamarnaka edo ehunka hornitzaile-faktura jasotzen ditu posta elektronikoz, bakoitza bere formatuarekin. Norbaitek ireki egiten ditu, deskargatu, hornitzailea, data, oinarria, BEZa eta lerroak ERPan idazten ditu eskuz, eta PDFa artxibatzen du. Motela da, akatsak sartzen dira eta, hil amaieran, lana pilatu egiten da.

Sintoma ohikoenak

  • Postontzian geratzen diren eta berandu kontabilizatzen diren fakturak.
  • Zenbatekoetan edo IFZetan idazketa-akatsak.
  • Bi aldiz ordaintzen diren faktura bikoiztuak.
  • Inork ez daki zer dagoen onartzeko zain.

Bilatzen duguna

  • Faktura arruntetan eskuzko idazketarik ez.
  • Erregistratu aurretik egiaztapen automatikoak.
  • Onespen azkarra postatik edo txatetik.
  • PDF originala Odoo-ko faktura bakoitzari erantsita.

Nola konpontzen duen n8n-k, urratsez urrats

Egin behera urratsetan zehar: eskuinean, une bakoitzean lan egiten ari den fluxuaren nodoa eta darabilen datuak nabarmentzen dira (adibide-datuak).

n8n fluxua · Hornitzaileen fakturakAdibidea
  • @Fakturen postontziaAbiarazlea: posta berria
  • AAAAk PDFa irakurtzen duDatuen erauzketa
  • ?BalidazioakNegozio-arauak
  • OOdooZirriborroko faktura
  • ✓OnespenaPertsona begiztan
  • iLaburpenaEguneroko jarraipena
posta: facturas@tuempresa.es
nork: proveedor@ejemplo.com
eranskinak: [FAC-2026-0412.pdf]
iragazkia: da_faktura = true
hornitzailea: Suministros Ejemplo SL
ifz: B00000000
zenbakia: FAC-2026-0412
data: 2026-11-03
oinarria: 1.250,00
bez_21: 262,50
guztira: 1.512,50
hornitzailea_odoon: ok
bikoiztua: ez
lerroen_batura = guztira: ok
erosketa_eskaera: P00218 (bat dator)
emaitza: zirriborrorako prest
odoo: account.move (in_invoice)
egoera: zirriborroa
proposatutako kontua: 600000
eranskina: FAC-2026-0412.pdf
id: 4812
salbuespena: zenbatekoak muga gainditzen du
abisua: Teams, Erosketak kanala
ekintza: arduradunak onartua
erregistroa: n8n exekuzioa 18233
gaur: 37 jaso dira
zirriborroan: 33
salbuespenak: 4 (ikusi esteka)
fluxuaren akatsak: 0
6tik 1. urratsa

Faktura postontzira iristen da

Fluxua fakturen postontziko posta berri bakoitzarekin abiatzen da (Gmail, Outlook edo edozein IMAP postontzi). Faktura ez dena baztertzen du, hala nola publizitatea edo abisuak, eta erantsitako PDF bakoitza banatzen du. Hornitzaile batek eranskin baten ordez esteka bat bidaltzen badu, n8n-k dokumentua deskargatzen du.

6tik 2. urratsa

AAk fakturaren datuak erauzten ditu

AA eredu batek PDFa irakurtzen du, hornitzaile bakoitzak bere diseinua izan arren, eta datuak egituratuta itzultzen ditu: hornitzailea eta IFZ, zenbakia eta data, epemuga, oinarria, BEZ motak, atxikipenak eta lerroak. Dokumentua eskaneatutako irudi bat bada, testua aurretik ezagutzen da. Eredua hodeikoa edo lokala izan daiteke, faktura enpresatik atera ez dadin.

6tik 3. urratsa

Erregistratu aurretik egiaztatzen dira

Fluxuak lehen pertsona baten buruan zeuden arauak aplikatzen ditu: IFZa Odoon hornitzaile gisa egotea, faktura jada erregistratuta ez egotea, batuketak koadratzea, eta, hala badagokio, erosketa-eskaera eta bere harrerarekin bat etortzea. Arau bat betetzen ez duena salbuespen gisa markatzen da, arrazoiarekin batera.

6tik 4. urratsa

Faktura zirriborro gisa gelditzen da Odoon

Odoo-ren nodoarekin edo bere APIarekin, n8n-k hornitzailearen faktura zirriborro gisa sortzen du, bere lerroekin, zergekin, hornitzailearen historikoaren arabera proposatutako kontu kontablearekin edo analitikoarekin eta PDF originala erantsita. Ez da bere kabuz balidatzen: kontabilitatea zure taldearen esku geratzen da.

6tik 5. urratsa

Pertsona batek garrantzitsuena onartzen du

Faktura arruntek Odoo-ko ohiko balidazioa itxaroten dute. Zenbateko jakin bat gainditzen dutenak edo salbuespenarekin datozenak arduradunarengana iristen dira posta, Teams edo Slack bidez, onartzeko edo baztertzeko botoiekin, eta erabakia fluxuaren exekuzioan geratzen da erregistratuta.

6tik 6. urratsa

Jarraipena eta abisuak

Goiz bakoitzean, kontabilitateak laburpen bat jasotzen du: jasotako fakturak, zirriborroan erregistratutakoak eta berrikusteke daudenak, bakoitzerako zuzeneko estekarekin. Exekuzio batek huts egiten badu, akatsen fluxuak berehala ohartarazten du, ezer bidean gera ez dadin.

Parte hartzen duten aplikazioak

Aplikazioa Zer zeregin duen fluxuan
Gmail, Outlook edo IMAP Fakturen sarrera-postontzia eta fluxuaren abiarazlea.
AA eredua (hodeikoa edo lokala) PDFaren irakurketa eta datuen erauzketa formatu egituratu batera.
Odoo Kontabilitatea eta Erosketak Hornitzaileak, erosketa-eskaerak, harrerak eta zirriborroko faktura bere eranskinarekin.
Microsoft Teams, Slack edo posta Salbuespenen abisuak eta klik bakarreko onespena.
Google Drive edo SharePoint PDFaren aukerako artxibatzea, hornitzaileka eta urteka.

Beste aplikazio batzuk erabiltzen dituzu? n8n-k 2.000 integrazio baino gehiago ditu eta APIa duen edozein programarekin konektatzen da. n8n-ren integrazioetan azaltzen dugu.

Odoo erabiltzen duzu jada? Honetarako produktu propioa ere badugu Odoo barruan: hornitzaileen fakturen irakurketa AArekin. n8n-rekin urrunago eramaten dugu fakturak hainbat postontzitatik, hornitzaile-atarietatik edo beste ERP batzuetatik datozenean.

Kasu beraren aldaerak

Beste ERP batzuk

Fluxu berak APIa duten beste ERP batzuetan erregistratzen du, edo tarteko kalkulu-orri batean, ERPak APIrik ez badu.

Hornitzaile-atariak

Fakturak atari batean argitaratzen dituzten hornitzaileentzat, n8n-k aldiro deskargatzen ditu edo RPA robot batekin konbinatzen da.

Faktura elektronikoa

Formatu egituratuan (Facturae edo UBL) iristen denean, zuzenean irakurtzen da AArik gabe, azkarrago eta akats-marjinarik gabe.

Gastuak eta txartelak

Ideia berarekin, tiketen argazkiak onartzeko prest dauden gastu-oharretan bihurtzen dira.

Kontrola, segurtasuna eta pertsona begiztan

  • Ezer ez da bere kabuz kontabilizatzen: fakturak zirriborro gisa geratzen dira eta balidazioa zure taldearena izaten jarraitzen du.
  • Trazabilitatea: faktura bakoitza sortu zuen n8n-ren exekuzioarekin lotuta dago, irakurritako datuekin eta aplikatutako arauekin.
  • Datuak etxean: n8n zure zerbitzarian eta AA eredu lokal batekin, dokumentuak ez dira enpresatik ateratzen.
  • Gutxieneko baimenak: fluxuaren Odoo erabiltzaileak zirriborroko fakturak soilik sor ditzake.
  • Akats-abisuak: zerbait huts egiten badu, abisua ematen da eta posta ilarara itzultzen da.

Zer neurtzen dugun funtzionatzen duela jakiteko

Hasi baino lehen uneko prozesuaren argazkia hartzen dugu eta, pilotua martxan dagoenean, alderatu egiten dugu:

  • Faktura iristen denetik Odoon egon arte igarotzen den batez besteko denbora.
  • Eskuzko zuzenketarik gabe igarotzen diren fakturen ehunekoa.
  • Ordaindu aurretik detektatutako akatsak (bikoizketak, koadratzen ez diren zenbatekoak).
  • Hilero libratutako administrazio-orduak.

Nola ezartzen dugun

  1. Prozesuaren diagnostikoa. Bolumena, aplikazioak, ohiko salbuespenak eta nork zer onartzen duen.
  2. Fluxuaren diseinua n8n-n zurekin batera, negozio-arauak idatzita daudela.
  3. Pilotua produkzio kontrolatuan, hasieran dena pertsonek berrikusita.
  4. Martxan jartzea akats-abisuekin, kredentzial seguruekin eta dokumentazioarekin.
  5. Mantentze-lanak eta prestakuntza zure taldeak fluxua uler eta doitu dezan.

Maiz egiten diren galderak

Hornitzaileen fakturak automatizatu daitezke n8n-rekin?

Bai. n8n-k fakturak postatik jasotzen ditu, AA batek datuak erauzten ditu hornitzaile bakoitzak formatu desberdina erabili arren, balidazioak aplikatzen dira eta faktura zirriborro gisa gelditzen da Odoon edo beste ERP batean, PDFa erantsita.

AAk faktura guztiak asmatzen ditu?

Faktura ohikoekin asmatze-tasa altua da, baina ez da ezer ziurtzat jotzen: IFZaren, batuketen, bikoizketen eta erosketa-eskaeren balidazioek koadratzen ez dena detektatzen dute eta berrikustera bidaltzen dute. Horregatik gelditzen dira fakturak zirriborro gisa.

Nire fakturak enpresatik ateratzen dira?

Ez du zertan. n8n zure zerbitzarian instala daiteke eta irakurketa AA eredu lokal batek egin dezake. Hodeiko eredu bat erabiltzen bada, DBEOrekin bat datozen hornitzaileak eta konfigurazioak aukeratzen ditugu.

Odooz gain beste ERP batzuekin funtzionatzen du?

Bai, APIa duen edozein ERPrekin. Ez badu, n8n-k datuak inportazio-formatu batean utzi ditzake edo RPA robot batekin konbina daiteke.

Zenbat denbora behar da martxan jartzeko?

Bolumenaren, postontzi kopuruaren eta balidazio-arauen araberakoa da. Postontzi bakar batean eta hornitzaile jakin batzuekin egindako pilotuarekin hasten gara, eta emaitzak neurtuta daudenean zabaltzen dugu.

Hilean zenbat hornitzaile-faktura idazten dituzue eskuz?

Kontatu iezaguzu nola iristen zaizkizuen eta zein ERPtan erregistratzen dituzuen, eta fluxua nolakoa izango litzatekeen esango dizugu.

Eskatu informazioa943 569 206

n8n-ren erabilera-kasu gehiago

Zure n8n bidezko automatizazioaz hitz egingo dugu?Eskatu informazioa