Caso de uso de n8n · Administración y finanzas
Cómo automatizar la entrada de facturas de proveedor con n8n: las facturas que llegan por correo en PDF se leen con inteligencia artificial, se comprueban contra duplicados y pedidos de compra, y quedan en borrador en Odoo con la cuenta contable propuesta. Contabilidad deja de teclear y solo revisa lo que se sale de lo normal.
Información revisada el 7 de noviembre de 2026. Caso de uso implantado con n8n por Binovo FutureAI, Certified n8n Expert Partner.
En la mayoría de empresas, el departamento de administración recibe cada mes decenas o cientos de facturas de proveedor por correo, cada una con su formato. Alguien las abre, las descarga, teclea proveedor, fecha, base, IVA y líneas en el ERP, y archiva el PDF. Es lento, se cuelan errores y, a fin de mes, se acumula.
Desplázate por los pasos: a la derecha se ilumina el nodo del flujo que trabaja en cada momento y los datos que maneja (datos de ejemplo).
correo: facturas@tuempresa.es de: proveedor@ejemplo.com adjuntos: [FAC-2026-0412.pdf] filtro: es_factura = true
proveedor: Suministros Ejemplo SL nif: B00000000 numero: FAC-2026-0412 fecha: 2026-11-03 base: 1.250,00 iva_21: 262,50 total: 1.512,50
proveedor_en_odoo: ok duplicado: no suma_lineas = total: ok pedido_compra: P00218 (coincide) resultado: lista para borrador
odoo: account.move (in_invoice) estado: borrador cuenta propuesta: 600000 adjunto: FAC-2026-0412.pdf id: 4812
excepcion: importe sobre umbral aviso: Teams, canal Compras accion: aprobada por responsable registro: ejecucion n8n 18233
hoy: 37 recibidas en borrador: 33 excepciones: 4 (ver enlace) errores de flujo: 0
El flujo arranca con cada correo nuevo en el buzón de facturas (Gmail, Outlook o cualquier buzón IMAP). Descarta lo que no es una factura, como publicidad o avisos, y separa cada PDF adjunto. Si un proveedor envía un enlace en lugar de un adjunto, n8n descarga el documento.
Un modelo de IA lee el PDF, aunque cada proveedor tenga su diseño, y devuelve los datos estructurados: proveedor y NIF, número y fecha, vencimiento, base, tipos de IVA, retenciones y líneas. Si el documento es una imagen escaneada, se reconoce el texto antes. El modelo puede ser en la nube o local, para que la factura no salga de la empresa.
El flujo aplica las reglas que antes estaban en la cabeza de una persona: que el NIF exista como proveedor en Odoo, que la factura no esté ya registrada, que las sumas cuadren, y que coincida con un pedido de compra y su recepción si aplica. Lo que no pasa una regla se marca como excepción con el motivo.
Con el nodo de Odoo o su API, n8n crea la factura de proveedor en borrador, con sus líneas, impuestos, la cuenta contable o analítica propuesta según el histórico del proveedor y el PDF original adjunto. No se valida sola: la contabilidad sigue en manos de tu equipo.
Las facturas normales esperan la validación habitual en Odoo. Las que superan un importe o vienen con excepción llegan al responsable por correo, Teams o Slack con botones para aprobar o rechazar, y la decisión queda registrada en la ejecución del flujo.
Cada mañana, contabilidad recibe un resumen: facturas recibidas, registradas en borrador y pendientes de revisar, con enlace directo a cada una. Si una ejecución falla, el flujo de errores avisa al momento para que nada se quede por el camino.
| Aplicación | Qué papel tiene en el flujo |
|---|---|
| Gmail, Outlook o IMAP | Buzón de entrada de las facturas y disparador del flujo. |
| Modelo de IA (en la nube o local) | Lectura del PDF y extracción de los datos a un formato estructurado. |
| Odoo Contabilidad y Compras | Proveedores, pedidos de compra, recepciones y la factura en borrador con su adjunto. |
| Microsoft Teams, Slack o correo | Avisos de excepciones y aprobación con un clic. |
| Google Drive o SharePoint | Archivo opcional del PDF por proveedor y año. |
¿Usas otras aplicaciones? n8n tiene más de 2.000 integraciones y se conecta con cualquier programa que tenga API. Lo vemos en integraciones de n8n.
El mismo flujo registra en otros ERP con API, o en una hoja de cálculo intermedia si el ERP no la tiene.
Para proveedores que publican sus facturas en un portal, n8n las descarga periódicamente o se combina con un robot RPA.
Cuando llega en formato estructurado (Facturae o UBL), se lee directamente sin IA, más rápido y sin margen de error.
Con la misma idea, las fotos de tickets se convierten en notas de gastos listas para aprobar.
Antes de empezar tomamos la foto del proceso actual y, con el piloto en marcha, comparamos:
Sí. n8n recoge las facturas del correo, una IA extrae los datos aunque cada proveedor use un formato distinto, se aplican validaciones y la factura queda en borrador en Odoo u otro ERP con el PDF adjunto.
Con las facturas habituales el acierto es alto, pero no se da nada por hecho: las validaciones de NIF, sumas, duplicados y pedidos de compra detectan lo que no cuadra y lo envían a revisión. Por eso las facturas quedan en borrador.
No tiene por qué. n8n se puede instalar en tu servidor y la lectura puede hacerla un modelo de IA local. Si se usa un modelo en la nube, elegimos proveedores y configuraciones acordes al RGPD.
Sí, con cualquier ERP que tenga API. Si no la tiene, n8n puede dejar los datos en un formato de importación o combinarse con un robot RPA.
Depende del volumen, del número de buzones y de las reglas de validación. Empezamos con un piloto sobre un buzón y unos proveedores concretos, y lo ampliamos cuando los resultados están medidos.
Cuéntanos cómo os llegan y en qué ERP las registráis, y te decimos cómo quedaría el flujo.
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