3 Fases clave en la implantación de un ERP

Hace unos días estaba con Laura, una de mis compañeras, en una preventa de Odoo Contabilidad para un cliente del sector de la distribución y en eso que abrimos la herramienta para iniciar la demo, nos para en seco y nos dice…

¿Antes de ver el programa, por qué no me contáis quiénes sois y qué referencias tenéis en proyectos de éxito?.

Ups, pues no te falta razón – Le dije.

Y es que a veces nos centramos tanto en ir al grano, en explicar la funcionalidad de Odoo, en cómo nos va a permitir ahorrar tiempo y optimizar nuestro flujo de trabajo, que perdemos de vista aspectos esenciales como es presentarse.

De modo que sacamos la presentación corporativa de Binovo, fuimos repasando algunos de los valores que mejor nos identifican y para terminar, le pusimos como ejemplo varios proyectos recientes que habíamos implantado de forma satisfactoria.

Y en ese punto, nos dice el cliente…

Ok, pero contarme el proceso, ¿Cómo gestionáis un proyecto de este tipo?.

Y añadió…

Tened en cuenta que cambiar de ERP es una inversión sensible para nosotros, no solo a nivel económico, sino por el impacto que va a tener dentro de la organización y antes de “casarnos” con un nuevo proveedor, queremos estar seguros de que la colaboración va a ser productiva.

No te preocupes que no es necesario celebrar ninguna boda – le dije entre risas.

Odoo es software libre, por lo que “las llaves” de tu proyecto las tienes tú y si te encaja su funcionalidad, pero mañana decides que te caemos mal y no quieres seguir trabajando con nosotros, simplemente tendrás que preocuparte de elegir un nuevo proveedor que te siga dando soporte.

Pero para que te quedes más tranquila, te voy a explicar cómo abordamos las 3 fases clave en la implantación de un ERP, Odoo o el que sea, pues conocerlas y desarrollarlas como toca es esencial para después poder hablar de éxito.

Y seguido le expliqué lo mismo que voy a compartir contigo ahora…

Fases clave en la implantación de un ERP

Por supuesto no entré al detalle, como tampoco lo voy a hacer ahora, pues me harían falta muchos artículos para desgranar las 3 fases clave en la implantación de un ERP.

Pero descuida que los escribiré y en ellos te contaré los truquillos que utilizamos en cada etapa, por qué los utilizamos, por qué funcionan e incluso los errores que nos han llevado a aprender y depurar el modelo.

Ahora ciñámonos a comprender cuáles son esas fases clave en la implantación de un ERP, qué razona su importancia y cómo las abordamos nosotros para que, como le dije al cliente, cuando el proyecto esté terminado, simplemente nos quede brindar con champagne.

¿Cuáles son entonces las 3 fases clave en la implantación de un ERP?: Consultoría, Desarrollo e Implantación.

Fases clave en la implantación de un ERP: Consultoría y análisis

En mí opinión, te diría que incluso es la más importante de las tres y te explico los motivos…

Con frecuencia, las empresas dedicadas al software y a la tecnología en general, cometemos el error de focalizar toda nuestra atención y esfuerzo en las herramientas o aplicaciones que desarrollamos.

Vamos, como hicimos nosotros en la demo de contabilidad con el cliente…

Perdiendo de vista que el software, además de funcional, debe estar al servicio de las personas que lo van a utilizar y no al revés, pues en caso contrario, no solo no supone un ahorro de tiempo, sino que puede generar un caos en la organización al obligar a los usuarios a cambiar sus dinámicas de trabajo.

¿Cómo conseguimos nosotros esto?.

Pues dedicando un buen porcentaje de horas a «ponernos en el traje del cliente» y hablar su mismo idioma, planificar el proyecto, los objetivos, entender la casuística de su empresa, sus flujos operacionales, los recursos que tiene disponibles, el por qué hace esto así o asá, cómo lo hace Odoo y cómo adaptarlo a su manera para que, como decía antes, sea la herramienta quien se ponga a su servicio.

Pero ojo y ya escribiré sobre esto, la labor de un Consultor en esta fase no se limita a interiorizar los procesos del cliente y tomar datos, debe estar facultado para inspeccionarlos y decirle lo que está haciendo mal y cómo debe hacerlo bien.

Sin miedo y con autoridad, la propia autoridad que se desprende de su conocimiento y experiencia.

Superar esta etapa sin errores será determinante en el futuro del proyecto. Arrastrar déficits por no prestarle la atención que merece o no ser claros con el cliente, nos dejará una herencia que nos va a penalizar hasta el final.

Fases clave en la implantación de un ERP: Instalación y desarrollo

Superada la etapa anterior, instalamos Odoo y hacemos que funcione, ¿Pero recuerdas que antes cité la importancia de poner la tecnología al servicio de las personas?.

Te pongo un ejemplo…

Odoo tiene una versión estándar bastante chula, potente y muy funcional, que en muchos casos, sirve para cumplir con los exigencias del cliente, pero a veces porque Odoo no es perfecto y en otras porque requerimos modificar o adaptar determinados procesos, necesitamos tener capacidad y conocimientos para hacerlo.

Aquí el error más común, casi siempre por falta de recursos o inexperiencia en el desarrollo de Odoo, es tratar de convencer al cliente y meterle el estándar “a calzador”, pensando que terminarán por acostumbrarse y no habrá problemas.

Pero los habrá, vaya si los habrá, siempre lo hay y nos perseguirán a lo largo de toda la relación profesional porque el cliente no tiene lo que necesita, tiene lo que nosotros hemos sido capaces de ofrecerle, que son cosas distintas.

En Binovo, y aquí voy a sacar pecho, tenemos a Bittor, a Eneko, a Ali, a Luis, a Ugaitz, a Imanol, a Guillermo… Un departamento super bestia especializado en desarrollar Odoo o lo que es lo mismo, en poner la herramienta al servicio del cliente.

Fases clave en la implantación de un ERP: Implantación y gestión del cambio

La última, pero no menos importante, porque otra vez cobran importancia las personas y depende de esas mismas personas que se utilice la herramienta, que se quejen o estén dando palmas con las orejas, que ahorren tiempo y tengan mejor controladas sus tareas o que se vuelvan locas con el cambio de ERP y empiecen a escribir tu epitafio.

¿Por qué?. Porque normalmente implantamos el ERP, dedicamos unas horas a formar al personal y listo.

Y vale, es posible que hayamos cumplido con nuestro cometido, pero esto no necesariamente es suficiente.

Siempre va haber reacios al cambio de ERP con los que debes lidiar porque te lo van a poner muy complicado y se pueden llevar por delante cualquier atisbo de éxito.

Te vas a encontrar personal que no puede distraer tiempo de su jornada laboral para formarse en el ERP y o los gestionas o se quedan atrás y el proyecto no avanza.

Y no todo el mundo tiene la misma facilidad para adaptarse a los cambios y seguir siendo productivo.

Solo son tres ejemplos, bastante habituales, por cierto y como tengo la mochila llena de experiencias, te iré contando poco a poco que alternativas utilizamos para salir airosos de estas y otras problemáticas, que al final, son las que nos permiten disfrutar de referencias, de clientes contentos y proyectos de éxito que después utilizamos como ejemplo para captar nuevas cuentas.

Ya te contaré la decisión del cliente…

Para todo esto, al cliente le gustó lo que le explicamos, nuestra metodología y la forma en que abordamos cada una de las 3 fases clave en la implantación de un ERP.

Luego ya si, continuamos con la demo de Odoo Contabilidad y parece que esta otra parte también le convenció.

Veremos ahora si firma y nos contrata, (Yo creo que si ;-)) ya te contaré.

Entre tanto me despido hasta el próximo lunes, no te olvides, a las 12:00h tienes una cita con el blog de Kis.