3 Fases clave en la implantación de un ERP

Hace unos d√≠as estaba con Laura, una de mis compa√Īeras, en una preventa de Odoo Contabilidad para un cliente del sector de la distribuci√≥n y en eso que abrimos la herramienta para iniciar la demo, nos para en seco y nos dice‚Ķ

¬ŅAntes de ver el programa, por qu√© no me cont√°is qui√©nes sois y qu√© referencias ten√©is en proyectos de √©xito?.

Ups, pues no te falta razón РLe dije.

Y es que a veces nos centramos tanto en ir al grano, en explicar la funcionalidad de Odoo, en cómo nos va a permitir ahorrar tiempo y optimizar nuestro flujo de trabajo, que perdemos de vista aspectos esenciales como es presentarse.

De modo que sacamos la presentación corporativa de Binovo, fuimos repasando algunos de los valores que mejor nos identifican y para terminar, le pusimos como ejemplo varios proyectos recientes que habíamos implantado de forma satisfactoria.

Y en ese punto, nos dice el cliente…

Ok, pero contarme el proceso, ¬ŅC√≥mo gestion√°is un proyecto de este tipo?.

Y a√Īadi√≥‚Ķ

Tened en cuenta que cambiar de ERP es una inversi√≥n sensible para nosotros, no solo a nivel econ√≥mico, sino por el impacto que va a tener dentro de la organizaci√≥n y antes de ‚Äúcasarnos‚ÄĚ con un nuevo proveedor, queremos estar seguros de que la colaboraci√≥n va a ser productiva.

No te preocupes que no es necesario celebrar ninguna boda – le dije entre risas.

Odoo es software libre, por lo que ‚Äúlas llaves‚ÄĚ de tu proyecto las tienes t√ļ y si te encaja su funcionalidad, pero ma√Īana decides que te caemos mal y no quieres seguir trabajando con nosotros, simplemente tendr√°s que preocuparte de elegir un nuevo proveedor que te siga dando soporte.

Pero para que te quedes más tranquila, te voy a explicar cómo abordamos las 3 fases clave en la implantación de un ERP, Odoo o el que sea, pues conocerlas y desarrollarlas como toca es esencial para después poder hablar de éxito.

Y seguido le expliqué lo mismo que voy a compartir contigo ahora…

Fases clave en la implantación de un ERP

Por supuesto no entré al detalle, como tampoco lo voy a hacer ahora, pues me harían falta muchos artículos para desgranar las 3 fases clave en la implantación de un ERP.

Pero descuida que los escribiré y en ellos te contaré los truquillos que utilizamos en cada etapa, por qué los utilizamos, por qué funcionan e incluso los errores que nos han llevado a aprender y depurar el modelo.

Ahora ci√Ī√°monos a comprender cu√°les son esas fases clave en la implantaci√≥n de un ERP, qu√© razona su importancia y c√≥mo las abordamos nosotros para que, como le dije al cliente, cuando el proyecto est√© terminado, simplemente nos quede brindar con champagne.

¬ŅCu√°les son entonces las 3 fases clave en la implantaci√≥n de un ERP?: Consultor√≠a, Desarrollo e Implantaci√≥n.

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Fases clave en la implantación de un ERP: Consultoría y análisis

En mí opinión, te diría que incluso es la más importante de las tres y te explico los motivos…

Con frecuencia, las empresas dedicadas al software y a la tecnología en general, cometemos el error de focalizar toda nuestra atención y esfuerzo en las herramientas o aplicaciones que desarrollamos.

Vamos, como hicimos nosotros en la demo de contabilidad con el cliente…

Perdiendo de vista que el software, además de funcional, debe estar al servicio de las personas que lo van a utilizar y no al revés, pues en caso contrario, no solo no supone un ahorro de tiempo, sino que puede generar un caos en la organización al obligar a los usuarios a cambiar sus dinámicas de trabajo.

¬ŅC√≥mo conseguimos nosotros esto?.

Pues dedicando un buen porcentaje de horas a ¬ęponernos en el traje del cliente¬Ľ y hablar su mismo idioma, planificar el proyecto, los objetivos, entender la casu√≠stica de su empresa, sus flujos operacionales, los recursos que tiene disponibles, el por qu√© hace esto as√≠ o as√°, c√≥mo lo hace Odoo y c√≥mo adaptarlo a su manera para que, como dec√≠a antes, sea la herramienta quien se ponga a su servicio.

Pero ojo y ya escribiré sobre esto, la labor de un Consultor en esta fase no se limita a interiorizar los procesos del cliente y tomar datos, debe estar facultado para inspeccionarlos y decirle lo que está haciendo mal y cómo debe hacerlo bien.

Sin miedo y con autoridad, la propia autoridad que se desprende de su conocimiento y experiencia.

Superar esta etapa sin errores será determinante en el futuro del proyecto. Arrastrar déficits por no prestarle la atención que merece o no ser claros con el cliente, nos dejará una herencia que nos va a penalizar hasta el final.

Fases clave en la implantación de un ERP: Instalación y desarrollo

Superada la etapa anterior, instalamos Odoo y hacemos que funcione, ¬ŅPero recuerdas que antes cit√© la importancia de poner la tecnolog√≠a al servicio de las personas?.

Te pongo un ejemplo…

Odoo tiene una versión estándar bastante chula, potente y muy funcional, que en muchos casos, sirve para cumplir con los exigencias del cliente, pero a veces porque Odoo no es perfecto y en otras porque requerimos modificar o adaptar determinados procesos, necesitamos tener capacidad y conocimientos para hacerlo.

Aqu√≠ el error m√°s com√ļn, casi siempre por falta de recursos o inexperiencia en el desarrollo de Odoo, es tratar de convencer al cliente y meterle el est√°ndar ‚Äúa calzador‚ÄĚ, pensando que terminar√°n por acostumbrarse y no habr√° problemas.

Pero los habrá, vaya si los habrá, siempre lo hay y nos perseguirán a lo largo de toda la relación profesional porque el cliente no tiene lo que necesita, tiene lo que nosotros hemos sido capaces de ofrecerle, que son cosas distintas.

En Binovo, y aquí voy a sacar pecho, tenemos a Bittor, a Eneko, a Ali, a Luis, a Ugaitz, a Imanol, a Guillermo… Un departamento super bestia especializado en desarrollar Odoo o lo que es lo mismo, en poner la herramienta al servicio del cliente.

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Fases clave en la implantación de un ERP: Implantación y gestión del cambio

La √ļltima, pero no menos importante, porque otra vez cobran importancia las personas y depende de esas mismas personas que se utilice la herramienta, que se quejen o est√©n dando palmas con las orejas, que ahorren tiempo y tengan mejor controladas sus tareas o que se vuelvan locas con el cambio de ERP y empiecen a escribir tu epitafio.

¬ŅPor qu√©?. Porque normalmente implantamos el ERP, dedicamos unas horas a formar al personal y listo.

Y vale, es posible que hayamos cumplido con nuestro cometido, pero esto no necesariamente es suficiente.

Siempre va haber reacios al cambio de ERP con los que debes lidiar porque te lo van a poner muy complicado y se pueden llevar por delante cualquier atisbo de éxito.

Te vas a encontrar personal que no puede distraer tiempo de su jornada laboral para formarse en el ERP y o los gestionas o se quedan atr√°s y el proyecto no avanza.

Y no todo el mundo tiene la misma facilidad para adaptarse a los cambios y seguir siendo productivo.

Solo son tres ejemplos, bastante habituales, por cierto y como tengo la mochila llena de experiencias, te iré contando poco a poco que alternativas utilizamos para salir airosos de estas y otras problemáticas, que al final, son las que nos permiten disfrutar de referencias, de clientes contentos y proyectos de éxito que después utilizamos como ejemplo para captar nuevas cuentas.

Ya te contaré la decisión del cliente…

Para todo esto, al cliente le gustó lo que le explicamos, nuestra metodología y la forma en que abordamos cada una de las 3 fases clave en la implantación de un ERP.

Luego ya si, continuamos con la demo de Odoo Contabilidad y parece que esta otra parte también le convenció.

Veremos ahora si firma y nos contrata, (Yo creo que si ;-)) ya te contaré.

Entre tanto me despido hasta el próximo lunes, no te olvides, a las 12:00h tienes una cita con el blog de Kis.

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