Migrar de Sage o A3 a Odoo: guía para no perder el histórico

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Actualizado: 30/10/2026

Para migrar de Sage o A3 a Odoo sin perder el histórico, lo habitual no es copiar asiento a asiento todos los ejercicios anteriores, sino elegir una fecha de corte limpia (idealmente el cierre de un trimestre o de un ejercicio), llevar a Odoo los saldos de apertura cuadrados al céntimo, los datos maestros y la cartera pendiente, y conservar el programa antiguo en modo consulta durante el plazo legal. En el País Vasco hay que añadir una pieza más: que la facturación TicketBAI no tenga huecos el día del cambio.

En esta guía explicamos cómo lo hacemos en Binovo, qué conviene migrar y qué no, cuánto tiempo hay que guardar la contabilidad del programa anterior y los errores que más vemos en empresas de Gipuzkoa, Euskadi y Navarra.

Índice

Antes de empezar: qué cambia al pasar de Sage o A3 a Odoo

Sage (50, 200, ContaPlus) y A3 suelen estar centrados en la contabilidad y la facturación, y muchas veces conviven con hojas de cálculo y programas sueltos para el almacén, las compras o el CRM. Odoo es un ERP modular: ventas, compras, inventario, contabilidad, proyectos o fabricación comparten la misma base de datos. Eso cambia la forma de migrar: no se trata solo de llevar la contabilidad, sino de decidir qué procesos pasan a Odoo y en qué orden.

En España, además, Odoo tiene que hablar el idioma de Hacienda: Plan General Contable, modelos de IVA, SII y, en Euskadi, TicketBAI. En Binovo trabajamos con la localización española de la comunidad OCA, que mantiene estos módulos, y somos autores de los módulos TicketBAI de la OCA. Si quieres ver el conjunto de lo que cubre Odoo, lo explicamos en nuestra página de Odoo ERP.

Cómo elegir la fecha de corte

La fecha de corte es el día a partir del cual todo se registra en Odoo y el programa antiguo deja de usarse para operar.

  • La mejor opción: el 1 de enero. El ejercicio completo queda en un solo programa, se cierra en Sage o A3 como siempre y en Odoo solo hay que cargar el asiento de apertura.
  • Segunda opción: inicio de trimestre. La guía de CopilotGestoria recomienda el cierre de un trimestre natural, después de presentar el modelo 303 (y el 130 o 131 si procede), porque el IVA ya declarado sirve como cifra de control. En Gipuzkoa la referencia equivalente son las autoliquidaciones forales del trimestre.
  • A mitad de trimestre: solo si no hay más remedio. Ninguna norma lo impide, pero obliga a sumar datos de dos programas para la misma declaración y multiplica las posibilidades de error.

Si cambias a mitad de ejercicio, la legalización del libro diario tiene que cubrir el ejercicio completo, juntando lo registrado en los dos programas, como recuerda CopilotGestoria.

Qué se migra y qué no conviene migrar

La tentación es llevárselo todo. La experiencia dice que es mejor migrar poco y bien, y dejar el resto consultable en el programa antiguo.

Dato ¿Se migra? Comentario
Plan de cuentas Sí, adaptado Se parte del PGC de la localización española y se añaden las subcuentas propias que se usen de verdad.
Clientes y proveedores Sí Es buen momento para limpiar duplicados, NIF erróneos y fichas inactivas.
Artículos y tarifas Sí Revisando unidades de medida, impuestos y cuentas contables asociadas.
Saldos de apertura Sí Un asiento de apertura a la fecha de corte, cuadrado con el balance del programa antiguo.
Cartera pendiente (facturas de clientes y proveedores sin cobrar o pagar) Sí, una a una Así funcionan los cobros, los pagos, las remesas y los informes de antigüedad.
Partidas bancarias sin conciliar Sí Para cuadrar los bancos desde el primer día.
Diario de asientos de ejercicios anteriores Normalmente no Se consulta en el programa antiguo. Ecosire sugiere como mucho los últimos 12 meses del mayor.
Conciliaciones bancarias históricas, adjuntos y enlaces entre documentos No Se pierden o hay que documentarlos aparte; no compensa reconstruirlos.

Pasos de una migración a Odoo

  1. Análisis del punto de partida. Qué versión de Sage o A3 hay, qué módulos se usan, cuántos datos, qué informes son imprescindibles y qué integraciones existen (banca, tienda online, gestoría).
  2. Diseño de los procesos en Odoo. No se trata de copiar cómo se trabajaba en el programa antiguo, sino de aprovechar lo que Odoo hace de serie.
  3. Plan de cuentas y datos maestros. Exportación, limpieza y carga de cuentas, terceros y artículos.
  4. Configuración fiscal. Impuestos, posiciones fiscales, series de facturación, TicketBAI o Verifactu y SII si aplica.
  5. Carga de prueba. Una migración completa en un entorno de pruebas, con un cierre simulado.
  6. Validación. Comparar balance de sumas y saldos, cartera y bancos entre los dos programas. Ecosire propone como criterio diferencia cero en las cuentas de balance.
  7. Formación y puesta en marcha. Carga definitiva en la fecha de corte y acompañamiento las primeras semanas, en especial en el primer cierre de IVA.

TicketBAI y SII el día del cambio

Lo que dicen las fuentes oficiales y nuestra experiencia:

  • El nuevo software tiene que estar inscrito. El servicio TicketBAI de Gipuzkoa se regula en la Orden Foral 521/2020, y el software no se homologa: se inscribe en el registro de software mediante una declaración responsable y recibe un número de certificado que va dentro de cada fichero, según las preguntas frecuentes de la Hacienda Foral de Gipuzkoa.
  • Cada software, su serie. La misma FAQ indica que si se usan varios programas, las facturas deben llevar una serie diferenciada por cada uno. En la práctica, al pasar a Odoo abrimos series nuevas y no reutilizamos las del programa antiguo.
  • El encadenamiento. Cada fichero TicketBAI incluye datos de la factura anterior (serie, número, fecha y parte de su firma). Por eso hay que dejar cerrada y enviada la última factura del programa antiguo antes de emitir la primera en Odoo, y guardar los ficheros TicketBAI emitidos hasta entonces.
  • SII. Si tu empresa está en el SII, el envío de registros sigue siendo obligatorio sin interrupción: todo lo emitido o recibido antes del corte debe salir desde el programa antiguo, y lo posterior desde Odoo. Conviene revisar los registros pendientes antes de apagar el envío anterior.

Fuera de Euskadi, la referencia será Verifactu. Hoy siguen vigentes las fechas que fijó el Real Decreto-ley 15/2025, según la Agencia Tributaria: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda anunció que prevé aplazarlas hasta octubre de 2028, para alinearlas con la factura electrónica obligatoria, pero en su nota informativa lo presenta como una modificación todavía pendiente de aprobar. Lo explicamos en nuestro artículo sobre el aplazamiento de Verifactu a 2028. Si cambias de programa en este periodo, elige uno que ya esté preparado, sea cual sea la fecha final. Tienes más información en Binovo Verifactu.

Cuánto tiempo conservar el programa antiguo

El artículo 30 del Código de Comercio (texto consolidado del BOE) obliga a conservar libros, documentación y justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento. La obligación es del empresario, no del proveedor del programa, y no desaparece aunque se cambie de software. A eso se suman los plazos fiscales: la guía de CopilotGestoria recuerda la prescripción general de cuatro años de la Ley General Tributaria y el plazo de diez años para comprobar bases o cuotas pendientes de compensar.

En la práctica recomendamos:

  • Mantener una licencia o instalación del programa antiguo solo para consulta, o al menos una copia de la base de datos que se pueda abrir.
  • Exportar a PDF o Excel los libros diario y mayor, el balance, el libro de IVA y los modelos presentados de cada ejercicio.
  • Guardar los ficheros TicketBAI y los registros SII emitidos con el programa anterior.

Cuánto tarda migrar a Odoo

Depende del tamaño de la empresa, de los procesos que pasen a Odoo y de la calidad de los datos de partida. Como referencia, la guía de Ecosire estima entre 2 y 3 meses para migrar desde Sage 50 y entre 4 y 6 meses desde Sage 200, e incluye un periodo de 30 a 60 días trabajando con los dos sistemas en paralelo. Son cifras de Ecosire para su método, no de Binovo: cada proyecto es distinto y por eso preferimos estimarlo tras analizar el caso concreto.

Cómo lo hacemos en Binovo y errores habituales

Trabajamos con Odoo desde 2014 (antes, OpenERP) y más de 100 empresas tienen Odoo implantado o mantenido por Binovo. En las migraciones desde Sage o A3 aplicamos el mismo método que en cualquier proyecto: un consultor funcional como único interlocutor, nuestro equipo interno de desarrollo y entregas por sprints de 15 días, de forma que la empresa ve y prueba el avance desde el principio.

Implantamos versiones estables de Odoo, no la última por defecto. Antes de llevar una versión nueva a clientes la estabilizamos en Community y comprobamos que tiene lo que necesitan: localización española, TicketBAI, Verifactu y los módulos de la OCA. En una migración contable esto pesa más que cualquier novedad: lo que importa es que el primer cierre de IVA salga bien. Presentamos Odoo Community y Enterprise y decide el cliente.

Los errores que más vemos:

  • Migrar el histórico completo «por si acaso». Ralentiza el proyecto y no aporta: ese histórico ya está en el programa antiguo.
  • No cuadrar los saldos de apertura antes de arrancar. Un descuadre pequeño el primer día se convierte en horas de búsqueda en el primer cierre.
  • Cargar la cartera pendiente como un saldo global. Después no se pueden aplicar los cobros a cada factura.
  • Olvidar la gestoría. Si es la gestoría quien presenta los impuestos, tiene que participar en la elección de la fecha de corte y saber cómo obtener los datos de Odoo.
  • Emitir la primera factura en Odoo con la última del programa antiguo aún pendiente de enviar a TicketBAI.

Después de la puesta en marcha, el mantenimiento y soporte de Odoo asegura que la base fiscal se mantiene al día con los cambios normativos, porque aplicamos los mismos parches a todos nuestros clientes.

Preguntas frecuentes

¿Se puede migrar de A3 a Odoo a mitad de año?

Sí, ninguna norma lo impide, pero es mejor hacerlo al inicio de un ejercicio o de un trimestre, con el IVA del periodo anterior ya presentado.

¿Hay que pasar a Odoo todos los asientos de años anteriores?

No es necesario. Lo habitual es migrar saldos de apertura, datos maestros y cartera pendiente, y consultar el histórico en el programa antiguo.

¿Cuánto tiempo hay que conservar la contabilidad del programa antiguo?

El Código de Comercio exige seis años desde el último asiento, y los plazos fiscales pueden alargarlo en algunos casos, como las bases pendientes de compensar.

¿Qué pasa con TicketBAI si cambio de software de facturación?

El nuevo programa debe estar inscrito en el registro foral, usar su propia serie de facturas y arrancar con la facturación del programa anterior cerrada y enviada.

¿Cuánto tarda migrar de Sage a Odoo?

Depende del alcance. Ecosire estima de 2 a 3 meses desde Sage 50 y de 4 a 6 meses desde Sage 200; cada proyecto debe estimarse tras analizarlo.

¿Puedo migrar a Odoo Community o tiene que ser Enterprise?

Las dos ediciones sirven. Con la localización española de la OCA, Odoo Community cubre la contabilidad española, TicketBAI y Verifactu.

¿Te planteas dejar Sage o A3?

Si estás valorando el cambio, podemos revisar contigo tu punto de partida, la fecha de corte que más te conviene y qué procesos tiene sentido llevar a Odoo. Escríbenos y lo vemos.

Fuentes

Transparencia: este artículo se ha elaborado con ayuda de inteligencia artificial a partir de las fuentes citadas y ha sido revisado y validado por el equipo de Binovo antes de publicarse.

About the author

Juanjo Bastarrika es CEO de Binovo, empresa de Oiartzun (Gipuzkoa) que desde 2008 implanta Odoo, soluciones de facturación Verifactu y TicketBAI, sistemas y desarrollo a medida, y del Grupo Binovo, al que pertenece Future AI, especializada en inteligencia artificial aplicada. Escribe sobre ERP, normativa fiscal e IA en la empresa desde la experiencia de implantación con clientes.

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