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Proyectos, partes de horas y Helpdesk en Odoo 16

Gestión de proyectos y tareas, imputación de horas y su facturación, planificación de la carga de los empleados y atención de tickets de soporte. Aquí tienes 49 vídeos tutoriales de Binovo (5 h 11 min) organizados en 7 bloques. Cada vídeo incluye un resumen y lo que se ve en él, paso a paso.

Odoo 16 · Actualizado el 13 de octubre de 2026 · Ver todas las áreas

Conceptos y configuración 9 vídeos

¿Qué es un proyecto y qué es una tarea?2:49

Qué es un proyecto, cuáles pueden ser sus tareas asociadas y cómo distinguir unos de otras, para quien empieza a trabajar con estos conceptos.

Qué se ve en el vídeo
  • Contenido previsto de la serie: configuración de proyectos y tareas, etapas, etiquetas, tipos de actividad, imputación de tiempo e informes
  • Integración con Ventas y Facturación: proyectos con partes de horas facturables a fin de mes y bolsas de horas
  • Concepto de proyecto y tarea con el ejemplo de pintar una casa: el proyecto es pintar la casa
  • Tareas del ejemplo: comprar la pintura y los materiales, encintar, pintar y limpiar

Cómo crear etiquetas y asociarlas a los proyectos5:57

Recomendaciones previas a la creación de etiquetas, ejemplos de uso y cómo asociarlas a proyectos y a tareas.

Qué se ve en el vídeo
  • Recomendación de definir antes las etiquetas (menos es más) y de que pocas personas creen proyectos y etiquetas, para evitar duplicidades y errores
  • Proyecto > Configuración > Etiquetas: creación con nombre y color en el mismo paso, y eliminación desde el botón Acción
  • Ejemplos de uso: proyecto interno o externo, tecnología (Microsoft 365, Google Workspace) y línea de servicio (formación, consultoría)
  • Asociación en el campo Etiquetas del proyecto y de la tarea, con tantas etiquetas como se quiera, cada una con su color
  • Sugerencia de un prefijo (P o T) si se usan etiquetas distintas para proyectos y tareas, y de no crearlas sobre la marcha desde el propio campo

Crear etapas y asociarlas a los proyectos4:29

Las etapas definen el flujo a medida por el que pasan los proyectos: cómo se crean desde la tabla de mantenimiento, cómo se asocian a los proyectos y con qué vistas se consulta la información.

Qué se ve en el vídeo
  • Proyecto > Configuración > Etapas del proyecto: lista de etapas con indicación de plegada en kanban y acciones de exportar, archivar, desarchivar o eliminar
  • Consulta de la etapa de un proyecto: barra superior del formulario, columna Etapa en la vista lista, y filtro o agrupación por etapa en lista y kanban
  • Creación de una etapa nueva (por ejemplo «Testeo»), recolocándola en el orden deseado y decidiendo si se pliega en kanban
  • Cambio de etapa desde la barra superior del proyecto, con registro en el historial, o arrastrando la tarjeta en el kanban agrupado por etapa
  • Desde la vista lista no se puede cambiar la etapa

Distintas formas de crear un flujo de etapas a medida para las tareas8:07

Tres métodos para crear los flujos de etapas por los que pasarán las tareas de un proyecto.

Qué se ve en el vídeo
  • Recomendación previa: planificar en una hoja de cálculo los tipos de proyecto y las etapas de cada uno antes de crearlas en Odoo
  • Primera forma: Configuración > Etapas de la tarea, crear cada etapa y asociarla al proyecto en el campo de proyectos
  • En la vista de tareas del proyecto las etapas se reordenan arrastrando y se editan o eliminan desde la rueda de ajustes
  • Para un proyecto nuevo basta con añadirlo a las etapas ya existentes en la tabla de mantenimiento
  • Segunda forma: en un proyecto sin etapas, «Ver ejemplos» y «Usar esto para mi proyecto» generan el flujo propuesto para un tipo de proyecto
  • Opciones de cada etapa desde el kanban: plegar, editar, eliminar, archivar o desarchivar
  • Tercera forma: escribir y agregar las etapas una a una en la vista kanban de tareas del proyecto
  • Alta posterior de una etapa (por ejemplo «Especificación») asociada a varios proyectos a la vez mediante «Buscar más»

Cómo alimentar e identificar las etapas para cada tipo de proyecto4:53

Forma de nombrar e identificar las etapas cuando hay varios tipos de proyecto con flujos distintos, para asociar el flujo correcto a cada proyecto sin errores.

Qué se ve en el vídeo
  • Proyecto > Configuración > Etapas de la tarea > Nuevo: se antepone un prefijo al nombre (por ejemplo «PF-») para distinguir las etapas de cada tipo de proyecto
  • Campos de la etapa: plantilla de correo que avisa al cliente al cambiar de etapa, secuencia, plegado en kanban y proyectos asociados
  • Creación de cinco etapas con secuencia del 1 al 5 asociadas al proyecto Training Project, encadenando altas desde el propio formulario
  • En el proyecto, la vista de tareas muestra las etapas en el orden definido
  • En Mis tareas la vista lista muestra la columna Etapa, y desde el formulario de la tarea se cambia de etapa dentro del flujo de su proyecto

Gestión de etapas personales y planificación de tareas en Odoo2:38

Creación y modificación de etapas personales para planificar las tareas, y cómo mover las tareas entre etapas una vez definido el flujo.

Qué se ve en el vídeo
  • Las etapas personales no tienen tabla de configuración: se gestionan en Mis tareas con la vista kanban y no aparecen en la vista lista
  • Creación de una etapa personal nueva indicando su nombre y arrastrándola después a la posición del flujo que interese
  • Rueda de ajustes de la etapa: plegar, eliminar o editar (nombre, plegada en kanban, secuencia y descripción)
  • Las tareas nuevas entran en la bandeja de entrada y se arrastran a la etapa que corresponda, por ejemplo hoy o esta semana

Tipos de actividad y planificación en Proyectos10:28

Tipos de actividad en proyectos y tareas: cómo se crean, cómo se muestran según la vista activa y cómo se planifican las actividades asociadas.

Qué se ve en el vídeo
  • Proyectos > Configuración > Tipos de actividad: tipos predefinidos y recomendación de que una o dos personas se encarguen de mantenerlos
  • Iconos de actividad en las tarjetas kanban de Mis tareas, con color según el vencimiento: rojo con retraso, naranja para hoy y verde a futuro
  • Columna de siguiente actividad en la vista lista y vista Actividad, que muestra por cada tarea las actividades pendientes de cada tipo
  • Ficha del tipo de actividad: nombre, acción (abrir calendario en llamadas y reuniones, subir documento o ninguna), usuario por defecto, notas e icono
  • Encadenado de actividades: sugerir o activar automáticamente la siguiente al completar una, por ejemplo una reunión tras una llamada
  • Programar una actividad desde el reloj de la tarjeta o desde la tarea o el proyecto: tipo, resumen, fecha de vencimiento, usuario asignado y nota
  • Marcar como hecho con un comentario, con opción de programar la siguiente actividad, quedando registrado en el historial de la tarea
  • Actividad de tipo reunión: abre el calendario para fijar día, hora, duración, ubicación, recordatorios y asistentes, a quienes se envía la convocatoria

Qué son las plantillas de Proyecto en Odoo y ventajas de utilizarlas5:22

Plantillas de proyecto: cómo crearlas e identificarlas, sus ventajas y los usos que admiten.

Qué se ve en el vídeo
  • Filtro de plantillas en el listado de proyectos y check de plantilla en la ficha, que es lo que la distingue de un proyecto real
  • Contenido que se predefine: etiquetas, responsable, horas asignadas, descripción y ajustes de visibilidad, modificables después en el proyecto real
  • En el producto de servicio, opción «Crear en el pedido» para que al confirmar el pedido se genere un proyecto a partir de la plantilla indicada
  • Al confirmar el presupuesto se crea el proyecto, renombrado con la secuencia del pedido, con su cliente y cuenta analítica, y accesible desde el pedido
  • Botón de la plantilla para crear un proyecto manualmente: genera una copia a la que se le cambian el nombre y los datos necesarios

Distintas opciones de visualización para gestionar proyectos y tareas4:17

Modos de vista que ofrece Odoo para trabajar con proyectos, tareas y sus elementos asociados.

Qué se ve en el vídeo
  • Vista lista de proyectos: columnas de cliente, fechas, horas asignadas, responsable, progreso, estado y etapa, y columnas opcionales como la cuenta analítica
  • Botón Acción al seleccionar registros en la lista: exportar, archivar, desarchivar, eliminar, compartir o enviar un correo electrónico
  • Vista kanban de proyectos: tarjeta con cliente, etiquetas, acceso a tareas, páginas wiki, horas, actividades y responsable, y agrupación por etapa
  • Mis tareas en kanban por etapas personales, arrastrando las tareas entre columnas, y en vista lista con acciones conjuntas sobre varios registros
  • Otras vistas: calendario, tabla dinámica para extraer informes, gráfico y actividad

Gestión de proyectos 11 vídeos

Cómo crear un proyecto de forma manual en Odoo14:00

Creación manual de un proyecto: opciones de configuración, qué implica cada una y aspectos clave para planificarlo y controlarlo.

Qué se ve en el vídeo
  • Proyectos > Nuevo: nombre del proyecto, marca de favorito, nombre de las tareas, cliente (creado antes en Contactos) y etiquetas de clasificación
  • Check de plantilla sin marcar, responsable del proyecto y categorías de empleado, que provienen de las etiquetas configuradas en el módulo Empleados
  • Fecha planificada, horas asignadas (bolsa de horas) y descripción libre; los campos en gris se alimentan solos con el avance de las tareas
  • Pestaña Ajustes: cuenta analítica que vincula el proyecto con pedidos y facturas, y visibilidad (invitados, usuarios internos o también el cliente)
  • Opciones de tareas en Ajustes: tareas recurrentes, opción ligada a la facturación por hitos y gestión del tiempo para imputar horas en las tareas
  • Etapas del proyecto (pendiente, en proceso, testeo, hecho, cancelado) y registro en el historial de quién y cuándo cambia la etapa
  • Historial: enviar mensaje (llega al cliente y a los seguidores) frente a registrar nota (interna), actividades, adjuntos y gestión de seguidores
  • Accesos directos del proyecto: actualizaciones de estado, páginas wiki, tareas, facturas de venta y compras con sus facturas

Consejos para controlar la evolución de un proyecto en Odoo8:40

Control de la evolución del proyecto y de su rendimiento económico según ingresos, gastos, compras y coste humano (si se trabaja con analítica), y cómo documentar el avance entre fases o las incidencias.

Qué se ve en el vídeo
  • Progreso del proyecto calculado con las horas imputadas frente a las estimadas en sus tareas (3,15 de 13 horas, un 25 %)
  • Botón de estado en la parte superior del proyecto (por ejemplo, En riesgo), que abre las actualizaciones del proyecto
  • Panel derecho con accesos a pedidos de venta, tareas, facturas, facturas de proveedor y diagrama de quemado
  • Rendimiento económico a partir de ingresos y gastos, y del coste de las horas imputadas si los empleados tienen coste por hora
  • Nueva actualización: nombre, fecha, estado (a tiempo, en riesgo, atrasado, en espera), progreso y texto libre de valoración
  • El estado de la última actualización se refleja en el proyecto; también sirve para documentar incidencias con el cliente
  • En la vista kanban, los tres puntos del proyecto dan acceso a tareas, partes de horas, pedidos de venta, actualizaciones, informes, color y ajustes

Registro y categorización de conocimientos de proyecto4:41

Registro de conocimientos asociados al proyecto. Requiere el módulo Conocimiento de Odoo y da acceso a los registros en ambos sentidos.

Qué se ve en el vídeo
  • Requisito de tener instalado el módulo Conocimiento; sus categorías, jerarquizadas o no, se consultan en Páginas > Categorías
  • Botón Páginas wiki en la parte superior del proyecto, que muestra solo los registros vinculados a ese proyecto
  • Creación de una página: nombre, texto con posibles URL, categoría obligatoria (Buscar más muestra la jerarquía) y proyecto propuesto por defecto
  • Vista de lista con autor, categoría y fecha de registro, y panel lateral de categorías para filtrar
  • El registro creado desde el proyecto aparece también en el módulo Conocimiento: la relación es bidireccional

Gestión de seguidores y notificaciones desde el proyecto5:16

Tipos de notificación que se gestionan desde el proyecto, seguidores y preferencias individuales para que cada persona reciba solo los avisos que le interesan.

Qué se ve en el vídeo
  • Consulta de los seguidores del proyecto desde el icono de la parte superior derecha
  • Edición con el lápiz de los avisos que recibe cada seguidor (notas, cambio de etapa del proyecto), de forma independiente por usuario
  • Agregar seguidores buscando uno o varios contactos, con un mensaje de aviso que se puede personalizar
  • Enviar mensaje: llega a los seguidores y al cliente del proyecto, admite más destinatarios y adjuntos; el sobre rojo indica error en el envío del correo
  • Registrar una nota: comunicación interna con asunto y adjuntos que queda en el historial y se notifica a los seguidores que lo tengan activado

Cómo asociar distintos tipos de archivo a un proyecto0:54

Asociación de archivos de distintos tipos (imágenes, Word, PDF, Excel…) a un proyecto, para llevar su gestión documental o registrar aspectos relevantes.

Qué se ve en el vídeo
  • Adjuntar un archivo desde el clip de la parte superior derecha del proyecto
  • El clip muestra el número de adjuntos y permite visualizar, descargar o eliminar cada documento

Opciones para cambiar un proyecto de etapa2:35

Las dos formas de cambiar un proyecto de etapa una vez definido el flujo.

Qué se ve en el vídeo
  • En la configuración del proyecto la barra superior muestra las etapas y resalta la actual; al hacer clic en otra cambia y queda registrado quién y cuándo
  • La vista lista de proyectos solo informa de la etapa de cada proyecto, no permite cambiarla
  • En la vista kanban agrupada por etapa se arrastra el proyecto de una columna a otra; las etapas Hecho y Cancelado aparecen plegadas
  • La barra de colores de cada columna refleja el estado de los proyectos que contiene (por ejemplo, en tiempo o en espera)

Cómo configurar un proyecto para poder compartirlo con el cliente3:35

Configuración del proyecto para compartirlo con el propio cliente y opciones disponibles para hacerlo.

Qué se ve en el vídeo
  • Creación de un proyecto nuevo en Proyectos con nombre, cliente y etiquetas
  • Pestaña Ajustes, visibilidad: usuarios invitados, todos los usuarios internos, o usuarios del portal invitados y todos los usuarios internos
  • Para compartirlo con el cliente se elige la opción de usuarios del portal invitados y todos los usuarios internos
  • Tras guardar se puede compartir en solo lectura o editable: asistente con enlace, destinatarios y nota; el envío queda en la trazabilidad
  • Sobre en rojo si falla el servidor de correo saliente y en gris si se envía bien; también se comparte desde la vista kanban de proyectos

Cómo asociar gastos a un proyecto3:09

Con contabilidad analítica activa, este addon asocia al proyecto los gastos relacionados (un desplazamiento, una comida de trabajo) para que el control del margen sea fiable.

Qué se ve en el vídeo
  • Módulo que no siempre está instalado y que solo tiene sentido si se trabaja con contabilidad analítica
  • En el estado del proyecto, el bloque de rentabilidad recoge pedidos de compra, pedidos de venta y el coste de las horas imputadas por el equipo
  • En Gastos se crea un gasto (visita al cliente, categoría kilometraje, 100 km) indicando la cuenta analítica del proyecto
  • Se crea el informe de gastos, se envía al gerente, se aprueba, se registran los asientos contables y se registra el pago
  • Al refrescar el proyecto aparece una línea de Gastos en la rentabilidad, que afecta al margen y da acceso a los gastos imputados

Ejemplo flujo: Proyecto manual desde plantilla3:34

Creación manual de un proyecto a partir de una plantilla ya configurada, que arrastra campos y configuraciones por defecto. Útil cuando hay varias líneas de servicio o tipos de proyecto.

Qué se ve en el vídeo
  • Filtro predefinido «Plantillas» en Proyectos para localizar las plantillas, por ejemplo una por tipo de proyecto
  • La plantilla aporta etiquetas, descripción, configuración (tareas recurrentes, hitos, partes de horas, facturable) y etapas de tareas
  • Botón «Crear proyecto desde plantilla»: Odoo duplica el proyecto
  • Se renombra y se ajusta lo que deba cambiar; las etapas del proyecto y de las tareas se conservan

Creación de proyectos desde el pedido de ventas4:32

Creación automática del proyecto desde el pedido de venta a partir de una plantilla, con la configuración necesaria para que el proceso funcione.

Qué se ve en el vídeo
  • La plantilla de proyecto debe tener marcado el check Facturable en la pestaña Ajustes o no se podrá elegir en el producto
  • En el producto, pestaña Información general, el campo Crear en el pedido ofrece Nada, Tarea, Proyecto y tarea o Proyecto
  • Al elegir Proyecto aparece el campo Plantilla de proyecto, donde se selecciona la plantilla (Taller de formación)
  • Al confirmar un presupuesto con ese producto aparece en el pedido el acceso al proyecto generado, visible también desde el módulo Proyectos
  • El proyecto toma el número del pedido, el cliente y la cuenta analítica, y se ajustan el nombre y los parámetros necesarios

Gestión de proyectos internos para registrar dedicación de empleados5:39

Proyectos internos de la empresa para medir y analizar el coste humano y las horas dedicadas a cada uno.

Qué se ve en el vídeo
  • Los proyectos internos se identifican con una etiqueta (interno) o con la propia empresa como cliente, y se localizan con filtros personalizados
  • Se crea el proyecto «Marketing y comunicación» con la empresa como cliente, etiqueta interno, responsable, categoría de empleados y descripción
  • En Ajustes se define la visibilidad para usuarios internos, se desmarca Facturable y se asigna una cuenta analítica
  • En Configuración > Etapas de la tarea se añade el proyecto a las etapas ya existentes para reutilizar el flujo
  • Se crean las tareas y cada persona imputa su tiempo en el parte de horas para analizar las horas dedicadas a proyectos internos

Tareas 8 vídeos

Vistas y accesos a las tareas en función de nuestras necesidades8:03

Repaso de las vistas disponibles para las tareas: qué se ve y qué acciones se pueden ejecutar en cada una, cómo se accede a ellas y qué muestra Odoo por defecto según el entorno.

Qué se ve en el vídeo
  • Acceso a las tareas de un único proyecto desde su botón de tareas, en vista kanban con el flujo de etapas definido para ese proyecto
  • Vista lista con columnas opcionales configurables: quitar el ID o añadir el cliente y el progreso en horas
  • Menú Mis tareas con filtros por defecto y etapas personales, independientes de las etapas del proyecto
  • Agrupaciones por proyecto, cliente o estado de kanban (bloqueado, preparado, en proceso), con sus colores rojo, verde y gris
  • Al quitar el filtro Mis tareas se muestran las tareas de todos los empleados y de todos los proyectos
  • En lista, selección de registros para imprimir partes de horas y menú Acción: exportar, archivar, desarchivar, eliminar o enviar por correo
  • El envío por correo solo está habilitado en tareas de proyectos cuya visibilidad está abierta al cliente
  • En kanban se ven prioridad, actividades, etiquetas, cliente, asignados y horas restantes o excedidas; búsqueda por proyecto o por cliente

Cómo crear tareas asociadas a un proyecto10:21

Creación de una tarea directamente desde el proyecto, lo que permite heredar automáticamente algunos de sus campos.

Qué se ve en el vídeo
  • Acceso a las tareas desde el botón del proyecto, botón Nuevo, título de la tarea y opción Editar para completar el formulario (la tarea ya queda creada)
  • Proyecto y cliente heredados automáticamente, barra de etapas del flujo, botón para asignarse la tarea y prioridad por estrellas
  • Categorías de empleado del proyecto (consultoría, desarrollo) que limitan los usuarios disponibles en Personas asignadas
  • Estado de kanban: en proceso (gris), preparado (verde) o bloqueado, acompañando el bloqueo con una nota que explique el motivo
  • Fechas planificadas, fecha límite, etiquetas comunes a proyectos y tareas y campo de descripción en texto libre
  • Pestaña Partes de horas: las horas asignadas (10) se suman a las horas planificadas del proyecto, que pasan de 21 a 31 al guardar
  • Pestañas Recurrente e Información adicional: cuenta analítica del proyecto, copia de correo, imagen de portada y fecha de asignación
  • Trazabilidad a la derecha del formulario con el registro de todos los cambios realizados en la tarea

Cómo crear una tarea desde cero3:01

Creación de una tarea desde cero, rellenando a mano cada campo en lugar de heredarlos del proyecto.

Qué se ve en el vídeo
  • Proyecto > Mis tareas > Nuevo abre directamente el formulario completo de la tarea, sin la tarjeta rápida de título
  • Sin proyecto seleccionado la tarea es privada y muestra las etapas personales en lugar de las etapas del proyecto
  • Al elegir un proyecto cambian las etapas a las del proyecto y se carga el cliente asociado
  • Las categorías de empleado se limitan a las del proyecto y filtran las personas a las que se puede asignar la tarea
  • Recomendación de limitar quién crea tareas y etiquetas para que los filtros posteriores devuelvan todos los registros

Cómo crear tareas recurrentes en Odoo5:09

Tareas recurrentes: ahorran tiempo al generar las tareas mecánicas diarias, semanales o mensuales y permiten planificar el trabajo de un periodo.

Qué se ve en el vídeo
  • Alta de la tarea desde un proyecto interno: nombre en la tarjeta rápida y botón Editar para completar prioridad y persona asignada
  • Pestaña Recurrente: al marcar la casilla se define repetir cada X días, semanas, meses o años, los días de la semana y la fecha de fin
  • Odoo muestra las próximas fechas de creación y va generando cada tarea automáticamente cuando llega su fecha
  • Botón Crear recurrencias para generarlas todas de golpe, útil para planificar aunque llena la bandeja de entrada de Mis tareas
  • Al editar una tarea recurrente se elige si el cambio afecta solo a esa tarea, a esa y las siguientes o a todas

Opciones para cambiar una tarea de etapa2:44

Dos formas de cambiar una tarea de etapa: desde la barra de etapas del formulario de la tarea o arrastrándola en la vista kanban agrupada por etapa.

Qué se ve en el vídeo
  • Las etapas de las tareas se definen en Configuración, con la recomendación de unificar un único flujo general para todos los proyectos
  • Cambio de etapa desde la propia tarea haciendo clic en la etapa de destino de la barra superior, con registro en el historial de quién y cuándo
  • En Mis tareas el kanban muestra las etapas personales, por lo que hay que filtrar por proyecto y agrupar por etapa para ver el flujo del proyecto
  • Cambio de etapa arrastrando la tarjeta a otra columna del kanban y comprobación de ambos cambios en el historial de la tarea

Gestión de seguidores y notificaciones desde las tareas5:36

Opciones de seguidores y notificaciones desde las tareas, que funcionan igual que en el proyecto.

Qué se ve en el vídeo
  • Acceso desde Mis tareas a una tarea y consulta de sus seguidores con el icono del panel de historial de la derecha
  • Agregar seguidores buscando uno o varios contactos, con un texto de invitación opcional, y notificación automática al usuario añadido
  • Edición con el lápiz de las preferencias de cada seguidor: conversaciones, notas, calificación de tarea, tarea bloqueada o cambio de etapa
  • Registrar una nota es interno y avisa a quienes siguen las notas, mientras que enviar un mensaje genera un correo que también recibe el cliente
  • Redacción ampliada con asunto y adjuntos, e icono del sobre en rojo si el mensaje no sale por no tener configurado el servidor de correo saliente

Cómo adjuntar archivos e interactuar con ellos desde las tareas1:05

Adjuntar archivos de distintos formatos a una tarea e interactuar con ellos.

Qué se ve en el vídeo
  • Clip de la tarea para subir archivos PNG, JPG, Excel, Word o PDF
  • Los adjuntos del proyecto no se ven desde la tarea, ni los de la tarea desde el proyecto
  • Cada adjunto se puede ver en pantalla, descargar o eliminar

Cómo compartir tareas con clientes o externos a la organización2:14

Según la visibilidad configurada en el proyecto, una tarea se puede compartir con el cliente o con un colaborador externo.

Qué se ve en el vídeo
  • Acción > Compartir en la tarea; si el proyecto es privado, Odoo avisa de que no se puede compartir
  • La visibilidad del proyecto debe incluir a los usuarios del portal invitados
  • Con esa configuración, Compartir genera un enlace que se copia o se envía a los destinatarios con una nota
  • El envío queda registrado en el historial de la tarea

Imputación de horas y facturación 6 vídeos

Cómo revisar e imprimir los partes de horas asociados a un proyecto2:10

Formas de imprimir el parte de horas para enviar al cliente la relación de horas dedicadas, habitual en proyectos por horas o con bolsa de horas.

Qué se ve en el vídeo
  • Desde la vista kanban de proyectos: tres puntos del proyecto > Partes de horas, con todas las imputaciones de cualquier empleado y tarea
  • Selección de todos los registros o solo de algunos y botón Imprimir > Partes de horas
  • Desde la vista de lista: abrir el proyecto e Imprimir > Partes de horas, que imprime todos los registros sin poder seleccionar
  • PDF con los datos de la empresa, el proyecto y, por cada imputación, fecha, tiempo dedicado, descripción y tarea

Cómo imputar horas desde las tareas4:51

Imputación del tiempo dedicado desde la propia tarea.

Qué se ve en el vídeo
  • Recomendación de imputar al final de cada jornada o, como mucho, con frecuencia semanal
  • Desde Mis tareas, búsqueda de la tarea y pestaña Partes de horas, donde figuran las horas estimadas (10 en el ejemplo)
  • Agregar una línea con fecha, que puede ser anterior, empleado, descripción y horas, tras lo que se calculan el progreso y las horas restantes
  • Si se superan las horas estimadas, el progreso se queda en el 100 % y se muestra el exceso de tiempo
  • El coste por hora del empleado, en la pestaña Ajustes de RR. HH. de su ficha, valora las horas imputadas en la rentabilidad del proyecto

Cómo imputar horas desde el Parte de Horas en Odoo3:15

Registro de la dedicación a cada tarea desde el Parte de Horas, probablemente la vía más ágil.

Qué se ve en el vídeo
  • Al activar los partes de horas en Proyectos se instala la aplicación Partes de horas, que muestra las imputaciones ya hechas desde las tareas
  • Nuevo registro con fecha, tarea (que rellena el proyecto automáticamente), descripción y tiempo dedicado
  • Comprobación en la pestaña Partes de horas de la tarea de que la imputación aparece: el vínculo entre ambos es bidireccional

Imputación de horas desde las Hojas de Servicio en Odoo5:51

Hojas de servicio, una función del módulo de Partes de Horas: se crean partes diarios, semanales o mensuales, se va anotando la dedicación y se envían al revisor para su aprobación.

Qué se ve en el vídeo
  • Tras instalar el módulo adicional aparece el menú Mis hojas de servicio, configuradas en el ejemplo como semanales de lunes a domingo
  • La lista muestra el periodo de cada hoja y el total de horas imputadas en la semana
  • Pestaña Resumen con las horas por proyecto y tarea y el total de cada día de la semana
  • Creación de una hoja nueva y, en la pestaña Detalles, líneas con fecha, proyecto, tarea (solo las del proyecto elegido), descripción y tiempo
  • La imputación aparece también en la tarea, y al acabar el periodo la hoja se puede enviar al revisor para su aprobación

Gestión y facturación de proyectos por horas11:48

Proyectos con bolsa de horas o soporte por horas, que se facturan según se consumen y con la periodicidad elegida (semanal, mensual…).

Qué se ve en el vídeo
  • La plantilla de proyecto debe tener marcados Facturable y Partes de horas en Ajustes, además de sus etapas de tarea
  • En la ficha del empleado, pestaña Ajustes de RR. HH., se indica el coste por hora para calcular el margen del proyecto
  • En el producto de servicio se configura Crear en el pedido: Proyecto, la plantilla de proyecto y la unidad de medida Horas
  • Se crea un presupuesto de 100 horas a 65 € y, al confirmarlo, se genera el proyecto con la referencia del pedido y su cuenta analítica
  • En el proyecto se cambia el nombre y, en facturación, se ve el pedido vinculado y se añade el empleado con su precio de venta y coste por hora
  • Se crea una tarea con 100 horas asignadas y se imputan líneas de parte de horas; Odoo muestra horas restantes y porcentaje de progreso
  • El panel de estado del proyecto muestra el pedido, las horas entregadas y facturadas, el coste de las imputaciones y el margen
  • Desde el pedido, Crear factura permite acotar el periodo de partes de horas y factura solo las 20 horas consumidas; el proyecto se actualiza

Gestión de informes vinculados a la imputación de horas4:29

Informes del módulo de Partes de Horas: desviación de horas de un proyecto, dedicación de cada empleado por tarea y proyecto, coste de sus horas y reparto entre horas facturables y no facturables.

Qué se ve en el vídeo
  • Partes de Horas > Informes, con opciones por empleado, por proyecto, por tarea y por tipo de facturación
  • Tabla pivotante por empleado con las medidas de horas dedicadas, coste de los partes, horas facturables y no facturables
  • Agrupación por día, semana, mes, trimestre o año, y desglose adicional por proyecto y tarea
  • El coste sale del coste por hora asignado al empleado en su ficha
  • Los informes se guardan como favoritos, se añaden al tablero o se exportan a Excel
  • Revisión de las hojas de servicio de los empleados, con las horas imputadas por semana a cada tarea y proyecto

Perfiles y permisos 2 vídeos

Responsable de permisos: Permisos en Odoo7:22

Permisos mínimos que necesita un jefe de proyectos para hacer su trabajo en Odoo; se amplían según la transparencia de cada empresa.

Qué se ve en el vídeo
  • El módulo de proyectos se relaciona con ventas, compras, facturación, partes de horas y conocimiento, por lo que los permisos deben abarcarlos
  • En Ajustes > Usuarios se recomienda completar el contacto generado con el usuario y crear el empleado con sus datos básicos
  • Permisos: Proyecto y Partes de horas como administrador, Ventas con todos los documentos, Contabilidad en lectura, Inventario y Compra como usuario
  • Además, Empleados para gestionar todos los empleados y Conocimiento como responsable, por la pestaña de wiki vinculada a los proyectos
  • Con ese usuario se ven y modifican todos los proyectos y tareas, se imputa tiempo a otros empleados y se accede a informes, configuración y partes

Usuario de proyectos: Permisos básicos de acceso y visualización5:36

Permisos básicos de un miembro del equipo de proyectos para gestionar sus tareas, imputar su tiempo y consultar sus partes de horas.

Qué se ve en el vídeo
  • En Ajustes > Usuarios se revisa el usuario; se recomienda completar su contacto y crear el empleado aunque no se use Recursos Humanos
  • Permisos: Ventas con todos los documentos, Contabilidad en lectura, Proyecto y Partes de horas como usuario, Asistencias y Conocimiento como editor
  • Con ese usuario se ven menos aplicaciones (sin Inventario, Compras ni Ajustes) y los proyectos se consultan sin poder modificar campos ni ajustes
  • En tareas solo accede a las suyas: al quitar el filtro Mis tareas no se muestran las de los compañeros
  • No accede a la configuración de etapas, etiquetas y actividades, y en partes de horas e informes solo ve sus propias imputaciones

Planificación y análisis 3 vídeos

Análisis de datos vinculados a proyectos y tareas4:16

Informes, análisis y extracción de datos de proyectos y tareas, con varias opciones de visualización.

Qué se ve en el vídeo
  • Filtros y agrupaciones sobre proyectos y tareas, guardados como favoritos o como filtro por defecto
  • Proyectos > Informes > Análisis de tareas, con medidas como progreso, horas planeadas y horas restantes
  • Visualización en gráfico de barras, de líneas o circular, o en tabla dinámica
  • Tabla dinámica por cliente, etapa, fecha de creación o persona asignada
  • Los informes se añaden al tablero o se descargan en Excel

Planificador de tareas – Capacidad y disponibilidad9:39

De dónde salen los datos con los que se analiza la carga de trabajo de los empleados. La función está en un módulo adicional.

Qué se ve en el vídeo
  • El planificador de tareas desarrollado por Binovo tiene tres vistas: el detalle de la tarea (origen de los datos), el resumen y la carga de empleados
  • Acceso desde Proyectos > Informes > Detalle de la tarea, en vista de lista agrupada por día de calendario
  • Columnas de día, empleado, proyecto, tarea, fechas planificadas de la tarea y horas planificadas asignadas
  • Horas de calendario del empleado y horas de ausencia de ese día, que no dependen de la tarea y se repiten en cada línea
  • Horas trabajadas (partes de horas del día), trabajadas acumuladas y restantes respecto a lo planificado
  • Horas planificadas por día: reparto de las horas de la tarea entre los días de su periodo
  • Horas disponibles y porcentaje de ocupación, con el ejemplo de un día al 357 % por tres tareas simultáneas
  • Sirve para comprobar de dónde sale un dato cuando el planificador muestra una ocupación inesperada

Planificador de tareas – Informe resumen y carga de empleados6:19

Informes y vistas para analizar la carga de trabajo diaria de los empleados. La función está en un módulo adicional.

Qué se ve en el vídeo
  • Informe resumen en tabla pivotante: por empleado y día, horas de calendario, trabajadas, planificadas y disponibles, con el porcentaje de ocupación
  • Los días con más horas planificadas que de calendario aparecen sobrecargados; los fines de semana no tienen horas de calendario ni planificadas
  • Filtros por esta semana, este mes o este año, y totales por empleado
  • Vista de carga de empleados por mes, semana o día: en rojo, quienes tienen más horas planificadas que disponibles
  • Con doble clic en una tarea se cambian sus fechas y horas planificadas y, al recargar, la carga se recalcula

Helpdesk: soporte y tickets 10 vídeos

Configuración de equipos y etapas19:36

Conceptos de equipo y etapa, y configuración del envío de correos al cliente cuando se crea un ticket o cambia de etapa.

Qué se ve en el vídeo
  • En Configuración > Equipos se crea un equipo con líder, alias de correo, asignación por defecto, compañía, entrada por sitio web y miembros
  • El alias acepta correos de todos, empresas autenticadas, seguidores o empleados autenticados; se recomienda empresas autenticadas para evitar spam
  • En Configuración > Etapas cada etapa se marca como sin atender (Nuevo) o cerrada (Hecho, Cancelado, Rechazado), con opción de cierre desde el portal
  • Cada etapa puede tener una plantilla de correo que se envía al cliente al entrar el ticket en ella; es opcional y se deja en blanco si no interesa
  • En la versión 16 el aviso de ticket recibido no se envía si el ticket entra por correo, aunque sí al crearlo a mano o desde el portal web
  • Solución: instalar Reglas de acción automáticas, activar el modo desarrollador y duplicar una plantilla de helpdesk como «ticket creado»
  • En Técnico > Acciones automatizadas se crea una acción sobre Ticket de helpdesk, activador Al crear, que envía la plantilla publicada como mensaje
  • Requiere tener configurado en Odoo el correo saliente y entrante, con los alias de los equipos asociados a esa cuenta

Cambio de apariencia de emails automáticos6:13

Cómo modificar la apariencia y el texto de los correos automáticos a clientes cuando se trabaja en varios idiomas.

Qué se ve en el vídeo
  • En Ajustes > Técnico > Plantillas de correo electrónico, con un solo idioma instalado, las plantillas no ofrecen opción de traducción
  • Tras añadir un idioma en Ajustes (inglés) aparece un icono de idioma en el asunto y el cuerpo para editar el texto y el HTML de cada uno
  • En los ajustes de la plantilla el campo Idioma debe apuntar al idioma del partner, que se define en la ficha del contacto
  • Solo se traducen encabezados y mensajes automáticos; lo que se escribe a mano en el ticket hay que redactarlo en el idioma del cliente
  • Sirve para cualquier plantilla (pedido de compra, pedido de venta…) y solo puede modificarlas un usuario administrador

Cómo crear etapas en nuestro módulo Helpdesk3:51

Cómo crear las etapas y qué tener en cuenta para definirlas bien.

Qué se ve en el vídeo
  • Desde la vista kanban, con Añadir una etapa, se crea «Espera cliente», se arrastra a su posición y se decide si se muestra plegada
  • La alternativa es Configuración > Etapas, creando una nueva con las mismas opciones
  • En cada etapa se indica si es de cerrado o sin atender; una etapa intermedia como «Espera cliente» no lleva ninguna de las dos marcas
  • Todos los equipos comparten las mismas etapas; tener etapas distintas por equipo requeriría un desarrollo a medida
  • Se puede asociar una plantilla de correo de etapa cambiada para avisar al cliente cuando el ticket entra en esa etapa

Efectos visuales y vistas del tablero2:49

Vistas recomendadas para el tablero y algunos efectos visuales.

Qué se ve en el vídeo
  • En el tablero se asignan colores a los distintos equipos para identificarlos de un vistazo
  • Los tickets se pueden ver en vista kanban, lista o tabla pivotante
  • Ejemplo de tabla pivotante con el número de tickets por categoría; al pulsar una celda se abren los tickets que la componen
  • Se recomienda la vista kanban como la más cómoda y visual para los usuarios

Ticket de helpdesk con imputación del tiempo dedicado3:32

Instalación del módulo que permite imputar horas previstas y reales a un ticket vinculado a un proyecto; se guardan como líneas analíticas y permiten conocer el coste de atender los tickets.

Qué se ve en el vídeo
  • Se crea un ticket con contacto, categoría, etiqueta, prioridad, usuario asignado y descripción, y se comprueba que no permite imputar horas
  • Se instala el módulo de partes de horas de helpdesk (helpdesk timesheet) y el ticket muestra un nuevo campo Proyecto
  • Al asociar el ticket a un proyecto aparece la sección de parte de horas, donde se añaden líneas con usuario, descripción y horas
  • Se pueden indicar horas previstas y una barra de progreso las compara con las imputadas; después el ticket pasa a En progreso o Hecho

Perfiles de usuario en Helpdesk20:03

Los cuatro perfiles de usuario de Helpdesk, mostrados con cuatro usuarios de ejemplo para ver qué puede ver y hacer cada uno.

Qué se ve en el vídeo
  • El perfil se asigna en Ajustes > Usuarios, en el apartado Servicio de asistencia, y después se añade el usuario como miembro de los equipos
  • Perfil Usuario: ve los tickets de todos los equipos, aunque solo sea miembro de algunos, y puede crear tickets
  • El usuario solo puede asignarse tickets en los equipos de los que es miembro
  • Tiene acceso a tickets, partes de horas y tablero, con vistas lista y kanban, pero no a informes ni a la creación de etapas
  • Perfil Tickets de equipo: ve los grupos pero solo los tickets de sus equipos, y solo puede crear tickets en ellos
  • Si al guardar un ticket da error por el remitente, se debe a que el usuario no tiene correo electrónico; se corrige en su ficha de contacto
  • Perfil Solo tickets personales: no ve ningún ticket salvo los propios, aunque pertenezca a equipos con tickets
  • Con ese perfil, crear un ticket en un equipo al que no se pertenece da un error de restricción de seguridad
  • Perfil Manager: ve todo, incluidos informes y configuración (canales, categorías, etapas, equipos), y puede añadir etapas desde el kanban
  • El manager crea tickets en cualquier equipo aunque no sea miembro; no ser miembro solo impide que le asignen tickets de ese equipo
  • Aviso: el perfil de manager debe darse a personas formadas, porque sus cambios de configuración afectan a todos

Gestión de tickets. ¿qué se puede hacer?15:59

Qué se puede hacer con un ticket y cómo gestionarlo. Son pautas generales; cada empresa lo organiza y lo configura a su manera.

Qué se ve en el vídeo
  • Tablero por equipo con los contadores Por hacer y Sin atender; un ticket está sin atender si su etapa (como Nuevo) tiene marcada esa casilla
  • Un correo al alias del equipo crea el ticket solo, con asunto, contenido y adjuntos en el chatter, el contacto informado y sin usuario asignado
  • Clasificación del ticket: usuario asignado, prioridad por estrellas, categoría y etiquetas con color, que conviene consensuar en el equipo
  • Cambio de etapa desde el formulario o arrastrando en kanban, con registro en el historial; vistas kanban y lista
  • Enviar mensaje manda un correo al cliente con adjuntos y destinatarios en copia; en rojo indica fallo de envío y no se puede saber si se ha leído
  • Según la configuración de la etapa, al cambiarla se envía un correo automático al cliente en su idioma; los tickets cerrados salen del filtro Abiertos
  • Reasignación a otro miembro del equipo, que recibe un aviso, y notas internas que el cliente no recibe ni ve
  • Actividades planificadas (por ejemplo, una llamada con fecha y responsable) que se marcan como hechas, y seguidores a los que se notifican los cambios

Crear un ticket desde cero e imputarlo a un proyecto3:32

Creación de un ticket desde cero (por ejemplo, cuando entra por teléfono) e imputación de horas estimadas y dedicadas. Requiere tener instalado el módulo de partes de horas.

Qué se ve en el vídeo
  • Creación de un ticket nuevo con contacto, categoría, etiqueta, prioridad, usuario asignado y descripción, que es obligatoria
  • Sin el módulo de partes de horas instalado, el ticket no ofrece ningún apartado para imputar horas
  • Tras instalarlo aparece el campo Proyecto en el ticket; al asociarlo a un proyecto se habilita la pestaña Parte de horas
  • En Parte de horas se añaden líneas con empleado, descripción y horas; con las horas previstas informadas se muestra una barra de progreso
  • El ticket se pasa después a En progreso o a Hecho

Informes de ticketing: Tabla pivotante18:06

Uso de tablas pivotantes para obtener estadísticas de ticketing.

Qué se ve en el vídeo
  • Informes > Tickets abre una tabla pivotante que por defecto muestra la cuenta de tickets por equipo y por mes de creación
  • Medidas adicionales como total de horas, horas planeadas y horas restantes, que se añaden, ocultan y reordenan, con totales en la parte superior
  • Ejemplo de top de clientes: filas por empresa y clic en la cabecera Cuenta para ordenar de mayor a menor en lugar de por nombre
  • Botones de la tabla: descargar a Excel, invertir ejes y expandir todo, que despliega de una vez los subniveles (usuario y empresa)
  • Favoritos > Guardar búsqueda actual, con las opciones de usarla por defecto y compartirla con otros usuarios; se pueden guardar varias
  • Otros ejemplos: tickets atendidos por usuario, tickets por usuario y etapa, y tickets sin atender combinando el filtro con la tabla
  • Grupos personalizados para bajar hasta el número de ticket; un favorito no se puede actualizar, hay que borrarlo y volver a guardarlo
  • Si falta algún campo para agrupar o medir, habría que programarlo como desarrollo aparte

Informes: Vistas de gráfico de informes7:36

Vistas de gráfico de los informes de tickets, desde las que se puede bajar al detalle de los tickets que componen cada dato.

Qué se ve en el vídeo
  • Informes > Tickets en vista de gráfico: tickets por equipo en barras, con orden ascendente o descendente, en líneas o en gráfico circular con porcentajes
  • Segunda agrupación por usuario asignado, con la opción de ver las barras apiladas o sin apilar
  • Gráfico de líneas con un grupo personalizado por fecha de asignación (por día) para ver la evolución del número de tickets o de las horas
  • Selección de medidas (cuenta, total de horas) y, como novedad de la versión 16, desactivar una serie directamente sobre el gráfico
  • Al pulsar sobre un dato del gráfico se abre la lista filtrada de los tickets que lo componen, útil para verificar el resumen

Preguntas frecuentes sobre proyectos y servicios en Odoo

¿Se pueden facturar proyectos por horas en Odoo?

Sí. Los proyectos con bolsa de horas o soporte por horas se facturan según las horas imputadas, con la periodicidad que se elija.

¿Cómo se imputan las horas?

Desde la propia tarea, desde el parte de horas o con hojas de servicio diarias, semanales o mensuales que el responsable aprueba.

¿Puede el cliente ver el proyecto o sus tareas?

Sí, si el proyecto se configura como visible para los usuarios del portal: se comparten tareas o el proyecto entero con el cliente o con colaboradores externos.

¿Odoo gestiona tickets de soporte?

Sí, con Helpdesk: equipos, etapas, correos automáticos al cliente, imputación de tiempo a cada ticket e informes de actividad.

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