Alta y baja de empleados automática con n8n

Caso de uso de n8n · Personas e IT

Cómo automatizar el alta y la baja de empleados con n8n: una incorporación registrada en RRHH dispara un único flujo que crea la cuenta de correo, asigna grupos y permisos según el puesto, da de alta al empleado en Odoo y en Binovo HR, avisa a IT y al responsable, y prepara el checklist del primer día. La baja recorre el camino inverso, para que ningún acceso quede abierto.

Información revisada el 7 de noviembre de 2026. Caso de uso implantado con n8n por Binovo FutureAI, Certified n8n Expert Partner.

El problema

Una incorporación toca muchas herramientas: correo, unidades compartidas, chat, ERP, control horario, VPN, equipo, tarjeta de acceso. Cada una la gestiona alguien distinto, normalmente con un correo o una hoja de cálculo de por medio. El resultado: la persona nueva espera días a tener sus accesos y, cuando alguien se va, se olvidan cuentas abiertas.

Síntomas habituales

  • El primer día sin correo, sin equipo o sin accesos.
  • Permisos copiados de otra persona, de más o de menos.
  • Cuentas de antiguos empleados todavía activas.
  • Nadie sabe qué se ha hecho y qué falta.

Lo que buscamos

  • Todo listo antes de que llegue la persona.
  • Permisos según el puesto, no a ojo.
  • Bajas completas y el mismo día.
  • Un registro de cada alta y cada baja.

Cómo lo resuelve n8n, paso a paso

Desplázate por los pasos: a la derecha se ilumina el nodo del flujo que trabaja en cada momento y los datos que maneja (datos de ejemplo).

Flujo n8n · Alta de empleadosEjemplo
  • RHAlta en RRHHDisparador
  • @Cuenta y correoWorkspace o Microsoft 365
  • #Grupos y permisosSegún el puesto
  • OOdoo y Binovo HREmpleado y fichaje
  • ITEquipo y accesosTareas para IT
  • ✓Primer día y bajaChecklist y offboarding
empleado: Ane Etxeberria
puesto: tecnica de sistemas
departamento: IT
responsable: Jon
inicio: 2026-11-16
cuenta: ane.etxeberria@tuempresa.es
licencia: asignada
2FA: obligatoria al primer acceso
perfil: sistemas
grupos: it, soporte, guardias
carpetas: IT / Documentacion
canales: soporte-n2, incidencias
odoo: hr.employee creado, usuario con permisos de proyectos
binovo hr: alta, calendario jornada intensiva verano
tareas creadas: 3
portatil: asignado a IT, vence 2026-11-13
vpn: pendiente de aprobacion del responsable
bienvenida: enviada 2026-11-16 8:00
checklist: 9 de 10 completado
baja (otro caso): cuentas suspendidas en 6 sistemas
Paso 1 de 6

RRHH registra la incorporación

El flujo arranca cuando RRHH da de alta a la persona en su herramienta (Binovo HR, Odoo Empleados o un formulario) con nombre, puesto, departamento, responsable y fecha de inicio. Esa es la única vez que se teclean los datos.

Paso 2 de 6

Se crea su cuenta de correo

n8n crea la cuenta en Google Workspace o Microsoft 365 con el formato de nombre de la empresa, una contraseña temporal entregada por un canal seguro y la obligación de activar la verificación en dos pasos.

Paso 3 de 6

Grupos y permisos según el puesto

Una tabla de puestos define qué recibe cada perfil: listas de correo, unidades compartidas, canales del chat, grupos de seguridad y aplicaciones. El flujo aplica exactamente eso, ni más ni menos.

Paso 4 de 6

Alta en el ERP y en el control horario

Se crea el empleado en Odoo con su usuario y permisos de su área, y en Binovo HR para el control horario, vacaciones y nóminas, con su calendario laboral.

Paso 5 de 6

IT recibe sus tareas con fecha

Lo que no se automatiza del todo se convierte en tareas con fecha para IT o mantenimiento: preparar el portátil, la tarjeta de acceso o la VPN. Cada tarea cerrada se refleja en el checklist.

Paso 6 de 6

Checklist de bienvenida y, cuando toque, la baja

El responsable recibe el checklist del primer día y la persona un correo de bienvenida con lo necesario. Cuando hay una baja, el flujo inverso suspende cuentas, retira permisos, transfiere archivos al responsable y deja constancia de cada paso.

Aplicaciones que intervienen

Aplicación Qué papel tiene en el flujo
Binovo HR u Odoo Empleados Origen del alta y la baja, ficha del empleado y control horario.
Google Workspace o Microsoft 365 Cuentas, licencias, grupos y unidades compartidas.
Microsoft Teams o Slack Canales del equipo y avisos al responsable.
Odoo Usuario, permisos por área y empleado.
Herramienta de tickets o tareas Tareas con fecha para IT y mantenimiento.
Directorio activo, VPN o control de accesos Integración por API cuando la herramienta la tiene.

¿Usas otras aplicaciones? n8n tiene más de 2.000 integraciones y se conecta con cualquier programa que tenga API. Lo vemos en integraciones de n8n.

Para el control horario, las vacaciones y las nóminas, tenemos nuestro propio producto, Binovo HR, que forma parte del flujo como cualquier otra herramienta. Y si tus sistemas los administramos nosotros, el flujo se coordina con nuestro servicio de administración de sistemas.

Variantes del mismo caso

Cambio de puesto

Al cambiar de departamento se ajustan grupos y permisos automáticamente según el nuevo perfil.

Personal temporal

Accesos con fecha de caducidad que se retiran solos al terminar el contrato.

Proveedores externos

Cuentas de invitado con permisos acotados y revisión periódica.

Revisión de accesos

Un informe trimestral compara quién tiene acceso a qué con lo que dice su puesto.

Control, seguridad y persona en el bucle

  • Datos personales mínimos: solo viajan los datos necesarios para cada sistema, como exige el RGPD.
  • Contraseñas fuera del flujo: las credenciales temporales se entregan por un canal seguro y caducan.
  • Aprobaciones: los permisos sensibles, como la VPN o la administración de sistemas, piden el visto bueno del responsable.
  • Bajas inmediatas: la suspensión de cuentas no espera a nadie, y queda registrada para auditoría.

Qué medimos para saber que funciona

Antes de empezar tomamos la foto del proceso actual y, con el piloto en marcha, comparamos:

  • Tiempo hasta que la persona nueva tiene todos sus accesos.
  • Tareas de alta completadas antes del primer día.
  • Cuentas activas de personas que ya no están en la empresa.
  • Horas de RRHH e IT dedicadas a altas y bajas.

Cómo lo implantamos

  1. Diagnóstico del proceso. Volumen, aplicaciones, excepciones habituales y quién aprueba qué.
  2. Diseño del flujo en n8n contigo, con las reglas de negocio por escrito.
  3. Piloto en producción controlada, con revisión humana de todo al principio.
  4. Puesta en marcha con avisos de error, credenciales seguras y documentación.
  5. Mantenimiento y formación para que tu equipo entienda y ajuste el flujo.

Preguntas frecuentes

¿Se puede automatizar el onboarding de empleados con n8n?

Sí. Un alta en RRHH dispara un flujo que crea la cuenta de correo, asigna grupos y permisos según el puesto, da de alta al empleado en el ERP y el control horario, crea las tareas de IT y envía el checklist del primer día.

¿Y las bajas?

Es el mismo flujo al revés: suspende cuentas, retira permisos, transfiere archivos al responsable y deja registro. Es la parte más importante para la seguridad.

¿Funciona con Google Workspace y Microsoft 365?

Sí, n8n tiene integración con ambos y con sus API de administración de usuarios y grupos.

¿Cómo se definen los permisos de cada puesto?

Con una tabla de perfiles que mantiene RRHH o IT. El flujo aplica esa tabla, de modo que cambiar los permisos de un puesto no requiere tocar el flujo.

¿Es compatible con el RGPD?

Sí: se tratan solo los datos necesarios en cada sistema, n8n puede estar en vuestro servidor y cada paso queda registrado.

¿Cuánto tarda hoy una persona nueva en tener todos sus accesos?

Cuéntanos qué herramientas usáis y te proponemos el flujo de altas y bajas.

Solicitar información943 569 206

Más casos de uso de n8n

¿Hablamos de tu automatización con n8n?Solicitar información